Mitä pitää mielessä ulkoistaessa IT-palveluita?

Suuret yritykset ovat ulkoistaneet toimintojaan kauemmin, mutta IT-palveluiden ulkoistus on nyt lisääntymään päin myös pienissä ja keskisuurissa yrityksissä. Syitä on monia, mutta ne yleisimmät löytyvät tästä listasta:

  • kiinteiden kustannusten laskeminen ja parempi kontrollointi
  • keskittyminen ydinosaamiseen
  • paremman tai laajemman osaamisen hyödyntäminen (pieni firma ei yleensä voi palkata kaikkien juttujen experttejä)
  • omien resurssien vapauttaminen muihin toimintoihin
  • oman osaamisen puute
  • vapauttaakseen käyttöpääomaa
  • riskien vähentäminen

Ok, hieno homma. Sen kun napsautat sormia ja ulkoistat IT-palvelut ja kaikki on ok. Tai sitten ei. Nimittäin kumppanin valinta on hyvin tärkeä päätös eikä sitä pitäisi tehdä hutikoiden.

Mitä kannattaa ulkoistaa?

Mutta ennen kun edes aletaan miettiä IT-kumppanin valintaa on syytä miettiä mitä kannattaa ulkoistaa. Täältä löytyy hyvä matriisi ja ajatuksia mitä ulkoistaa ja mitä ei:

ulkoistusmatriisi

Tuo nelikenttä kuvaa lyhyesti seuraavat 4 vaihtoehtoa:

  • muodosta strateginen suhde – nämä asiat ovat yritykselle tärkeitä strategisella tasolla, mutta ne eivät juurikaan vie päivittäisiä operaatioita eteenpäin. Esimerkkinä tälläisistä toiminnoista mainittakoon mainonta.
  • pidä sisällä – nämä ovat tärkeitä sekä strategisesti että myös operatiivisella tasolla. Koska kyseessä on yrityksen ydinkyvykkyydet, ei niitä todellakaan kannata lähteä ulkoistamaan.
  • eliminoi – jotkut toiminnot ovat turhia, mutta niitä ylläpidetään joko tottumuksesta tai jostain muusta syystä. Tälläiset toiminnot kannattaisi kuitenkin suosiolla ajaa alas, sillä ne eivät ole tärkeitä yrityksen strategialle eikä päivittäiselle toiminnalle.
  • ulkoista – strategisesti merkityksettömät mutta päivittäiselle operaatiolle tärkeät toiminnot ovat parhaita ulkoistuksen kohteita. Tähän ryhmään voi kuulua esim IT-palvelut, siivouspalvelut tai henkilökunnan muonitus.

Tuo yksinkertainen matriisi auttaa yrittäjää ja yritysjohtoa löytämään toiminnoista ne parhaat kandidaatit ulkoistukselle ja kumppanuuksien solmimiselle.

IT-ulkoistuskumppanin valinta

Ulkoistuskumppanin valinnasta voisi kirjoittaa kirjan tai 100, joten pysytään tässä artikkelissa hieman yleisemmällä tasolla. Kumppanin valinta on kuitenkin äärimmäisen tärkeä asia eikä sitä päätöstä kannata tehdä hätäillen.

Ensinnäkin, kannattaa kurkata potentiaalisen kumppanin mekon alle mikäli mahdollista. Siis niin kuin noin kuvainnollisesti, ei kirjaimellisesti. Kumppaniyrityksestä kannattaa selvittää etenkin heidän toimintapojaan ja miettiä sopiiko ne oman yrityksesi ja henkilöstösi toimintatapoihin. Tässä auttaa jos pystyt juttelemaan joidenkin heidän nykyisten asiakkaiden kanssa Muita asioita joita kannattaa selvittää on esimerkiksi onnistumisprosentti, eli kuinka monta projektia 10:stä onnistuu.

Toisena pointtina mainittakoon hinta. Ei, valitun yrityksen ei tarvitse eikä välttämättä kannatakaan olla se halvin vaihtoehto. Tärkein asia on se kumppanuus ja yhteensopivuus. Jos valitset pelkästään hinnan perusteella niin on vaarana, että yhteistyö yrityksen kanssa tulee olemaan vaikeaa esimerkiksi yrityskulttuurierojen tai kommunikaatiotyylien vuoksi, puhumattakaan mahdollisista kulttuurieroista tai aikavyödyke-eroista.

Kumppanin valinnassa kannattaa myös pitää avoin mieli. Voi hyvinkin olla, että se paras kumppani ei löydy siltä omalta maantieteelliseltä alueelta vaan jostain muualta. Sama pätee myös kumppaniyrityksen kokoon – joskus se paras ratkaisu on luottaa itseään (huomattavasti) pienempään yritykseen.

Onnea ulkoistukseen.

Kategoria(t): Palvelut, Työ ja yritykset. Lisää kestolinkki kirjanmerkkeihisi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *