HR:n rutiinien automatisointi säästää rahaa

Usein pienyrityksissä palkanlaskennan rutiinit hoidetaan talon sisällä. Yrityksen kasvaessa tulee kuitenkin ajankohtaiseksi harkita, kannattaako palkanlaskenta ulkoistaa taloushallinnon ammattilaisten käsiin.

Lähes kaikki yritykset ulkoistavat kirjanpidon ja tilinpäätöksen tekemisen tilitoimiston ammattilaisten hoidettavaksi. Palkanmaksun suhteen tilanne on huomattavan vaihteleva: osa pienyrityksistä pitää palkanmaksun prosessit hyppysissään, toiset päätyvät ulkoistamaan palkanlaskennan ja -maksun.

Sekä palkanlaskennan ulkoistamisen puolesta että sitä vastaan voidaan esittää päteviä järkiperusteita. Ratkaisu perustuukin siihen, miltä nämä perusteet vaikuttavat juuri sinun yrityksesi kohdalla.

Prosessien automatisointi on keskeistä

Ulkoistamisen tehokkuus riippuu siitä, kuinka sujuvasti prosesseja kyetään muuttamaan. Nykyään keskeistä on prosessien sähköistäminen ja vieminen verkkoon. Se tehostaa tiedonkulkua ja vähentää virheiden mahdollisuutta.

Kunnolla suunnitellussa palkka- ja henkilöstöhallinnon prosessissa käsin tehtävä tietojen syöttö minimoidaan. Kun työntekijä kirjaa tiedon työpäivistään, etenee tieto tässä taloushallinnon järjestelmissä automaattisesti aina palkanlaskentaan saakka.

Automatisointi onnistuu parhaiten käyttämällä selainpohjaisia taloushallinnon ja HR:n ratkaisuja. Silloin työntekijät voivat tehdä itse suurimman osan yksinkertaisista kirjauksista.

Toimivuus edellyttää säntillisiä kirjauksia

Mikään pitkälle integroitu järjestelmä ei kykene tuottamaan kustannussäästöjä, jos työntekijät eivät todella tee järjestelmien edellyttämiä kirjauksia.

Kirjaukset jäävät helposti tekemättä, jos järjestelmä on liian kankea. Jos käyttäjäystävällisyys on jäänyt puolitiehen, kirjaukset tehdään jälkikäteen, kun muistetaan ja miten muistetaan. Silloin tiedot eivät voi koskaan olla täysin tarkkoja, mistä aiheutuu luonnollisesti ongelmia.

Siten käyttäjäystävällisyys ja loppuun asti viimeisteltyjen ohjelmistojen hankkiminen on keskeinen edellytys toimivalle, nykyaikaiselle henkilöstöhallinnolle ja palkanmaksulle.

Kannattaisiko kuitenkin ulkoistaa kaikki?

Nykyaikaiset järjestelmät on usein rakennettu miellyttävän käyttäjäystävällisiksi. Kuitenkin jokaisen pk-yrityksen johdon on ratkaistava, olisiko sittenkin järkevämpää ulkoistaa nämäkin taloushallinnon prosessit taloushallinnon ammattilaisille.

Ulkoistamisen ansiosta prosessit saadaan helposti tehokkaammiksi kuin tuottamalla prosessit talon sisällä. Kilpailuttaminen — tai jo kilpailuttamisen mahdollisuus — takaa sen, että prosesseihin ja niiden hinnoitteluun ei pääse jäämään tyhjää.

Sen vuoksi taloushallinnon ulkoistaminen saattaa hintavuudestaan huolimattakin olla pitkällä tähtäimellä kustannustehokkain ratkaisu.

Kategoria(t): Työ ja yritykset. Lisää kestolinkki kirjanmerkkeihisi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *